Ab 1. Januar: Arbeitgeber erhalten die Krankschreibung elektronisch

Der „gelbe Schein“, wie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung umgangssprachlich genannt wird, hat ausgedient. Bereits seit 1. Juli 2022 sind Praxen verpflichtet, die AU in digitalisierter Form an die Krankenkassen zu schicken. Die Patienten und Patientinnen erhielten trotzdem weiterhin Ausdrucke – für sich selbst und für den Arbeitgeber. Letzterer fällt ab dem 1. Januar ebenfalls weg. Arbeitgeber bekommen nun ebenfalls eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – die Erkrankten müssen sich darum nicht kümmern.

Die elektronische AU im Praxisalltag

Für die Patienten und Patientinnen sowie für die MFA in der Arztpraxis ändert sich wenig. Im Oktober ist die Übergangsfrist zur technischen Umsetzung ausgelaufen. Das Ausstellen der eAU und der Versand an die Krankenkassen ist daher mittlerweile gut eingeführt, auch wenn viele MFA sich beklagen, dass die elektronische Signatur oftmals zu viel Zeit in Anspruch nähme und der elektronische Versand nicht immer fehlerfrei funktioniere – dann entsteht zusätzlicher Aufwand, weil Papierausdrucke hinterhergeschickt werden müssen.

Trotz dieser Schwierigkeiten ist die eAU größtenteils zur Routine geworden. Die Arbeitsabläufe in der Praxis ändern sich ab 1. Januar kaum. Die Mitarbeitenden können sich aber einen Arbeitsschritt sparen, nämlich den Ausdruck für den Arbeitgeber, den sie Patienten und Patientinnen bislang mitgegeben haben. Der Drucker läuft aber trotzdem. Denn die Erkrankten erhalten weiterhin eine Bescheinigung in Papierform für ihre eigenen Unterlagen. Das wird auch so bleiben, bis es möglich ist, die eAU in einer elektronischen Patientenakte zu speichern.

Wie gelangt die eAU zum Arbeitgeber?

Das Praxispersonal sollte darüber informiert sein, wie die eAU zum Arbeitgeber gelangt, um eventuelle Nachfragen von Patienten und Patientinnen beantworten zu können. Auch für Arbeitnehmende, etwa in der Pflege oder in der Apotheke, ist das wichtiges Hintergrundwissen. Zum einen werden sie in ihrem Berufsalltag von Kunden und Kundinnen sowie Patienten und Patientinnen als Fachkräfte wahrgenommen und deswegen auch mit Fragen konfrontiert, die eigentlich nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Zum anderen sollten sie die Abläufe kennen, falls sie sich selbst krankschreiben lassen müssen.

Denn die eAU wird keineswegs automatisch zum Arbeitgeber geschickt. Sie liegt der Krankenkasse vor und wird in einer zentralen Sammelstelle gespeichert. Dort muss der Arbeitgeber sie aktiv abrufen, wenn er sie für die Entgeltabrechnung benötigt. Realistischerweise wird das frühestens am Folgetag nach der Krankschreibung möglich sein. Falls die Beschäftigten erst nach drei Tagen eine AU vorlegen müssen, sollte die Abfrage dementsprechend frühestens an fünften Tag der Erkrankung erfolgen.

Der Arbeitgeber erhält übrigens die gleichen Informationen wie zuvor auf den Papierausdrucken. Angaben zur Diagnose werden nicht weitergegeben.

Und wenn die Technik hakt?

Nicht in allen Arztpraxen funktioniert es tadellos mit der Übermittlung der eAUs an die Krankenkassen. Für solche Fälle ist es erlaubt, auf den bisherigen Weg auszuweichen und den Patienten und Patientinnen einen Ausdruck für den Arbeitgeber auszustellen.

Kann die Praxis die eAU korrekt übermitteln, ist sie für weitere eventuelle technische Probleme hingegen nicht mehr zuständig. Anders gesagt: Sollte der Arbeitgeber Probleme beim Abruf bei der Krankenkasse haben, muss er sich mit dieser auseinandersetzen und kann seine erkrankten Mitarbeitenden nicht auffordern, eine Ersatzbescheinigung über die Arztpraxis zu organisieren.