ePA: Die elektronische Patientenakte

ePA: Die elektronische Patientenakte

Patientinnen und Patienten haben mit Inkrafttreten des Digitale-Versorgungs-Gesetzes einen Anspruch auf Versorgung mit digitalen Gesundheitsanwendungen.

Dazu gehören unter anderem Gesundheits-Apps, Videosprechstunden, elektronische Rezepte sowie die elektronische Patientenakte.

Die elektronische Patientenakte (ePA) und das elektronische Rezept (eRezept) befinden sich aktuell noch in der Start- bzw. Übergangsphase. Dieser Artikel erklärt, was die elektronische Patientenakte ist, wie sie sinnvoll in einen effektiven Praxisalltag integriert wird und in welchen Fristen der Übergang vollzogen werden muss

Alle gesetzlichen Krankenkassen bieten ihren Versicherten seit Anfang 2021 eine ePA an. Weder Krankenkassen noch deren Dienstleister haben Zugriff auf die Daten. Die Nutzung der ePA ist für Versicherte freiwillig.

Was ist die elektronische Patientenakte?

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine digitale Akte, die von Patientinnen und Patienten und von ihren behandelnden Ärztinnen/Ärzten befüllt und eingesehen werden kann. Der Versicherte selbst kann Dokumente in seine ePA hochladen und diese somit manuell befüllen.

Die Nutzung der ePA steht den Patientinnen und Patienten frei. Sie entscheiden außerdem, welche Dokumente die ePA enthält und welche Behandelnden die ePA befüllen und einsehen können. Seit Januar 2021 müssen die gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten eine ePA anbieten. Seit dem 01. Juli 2021 haben Patientinnen und Patienten einen Anspruch auf die Befüllung ihrer ePA durch ihre behandelnden Ärztinnen und Ärzte.

Zukünftig wird die ePA zum zentralen Element in der digitalen Gesundheitsversorgung. Letztendlich sollen Ärztinnen und Ärzte bei bestehendem Einverständnis ihrer Patientinnen und Patienten alle Gesundheits-Dokumente in die ePA hochladen können. Außerdem können Ärztinnen und Ärzte die administrative Bearbeitung der ePA an ihr Praxispersonal delegieren.

Bestandteile der ePA sind z. B. Arztbrief, Diagnosen, Befunde, Medikationspläne (bislang nur Arzneimittel) sowie Notfalldatensätze. Alle Bestandteile der ePA können, sofern Patienteneinverständnis hierfür vorliegt, bundesweit und unabhängig von der Krankenkasse übergreifend zwischen verschiedenen Einrichtungen und Sektoren ausgetauscht werden.

Mit entsprechendem Patienteneinverständnis ermöglicht die ePA einen schnellen und vollständigen Informationsaustausch zwischen verschieden Akteuren im Gesundheitswesen. Das bringt Vorteile, sowohl für Patientinnen und Patienten als auch ihre Behandelnden. Patientinnen und Patienten können schneller und adäquater behandelt werden, wenn alle Gesundheits-Dokumente digital gebündelt zur Verfügung stehen. Außerdem müssen sie nicht mehr selbst Überbringer ihrer Befunde auf Papier sein oder darauf warten, dass die Unterlagen auf dem Postweg von einer Praxis zur nächsten oder in die Versorgungseinrichtung übermittelt werden.

Für behandelnde Ärzte wird dank ePA schnell und lückenlos ersichtlich, welche Vorerkrankungen vorliegen und welche Voruntersuchungen sowie Behandlungen bereits stattgefunden haben. Das spart Zeit und Kosten sowie unnötige Wiederholungsuntersuchungen. Fachärztinnen und -ärzte aus verschiedenen Disziplinen sowie Pflegende in unterschiedlichen Einrichtungen können so Ihre Patientinnen und Patienten ganzheitlich betrachten. In Notfallsituationen können sich Krankenhausärzte umgehend einen Überblick über die Krankengeschichte ihrer Patienen verschaffen und dadurch schneller und präziser behandeln.

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Wissenswertes zur Einführung der ePA

Die Einführung der ePA ist in drei Phasen abgelaufen. Das Modell begann im Januar 2021 mit einer Einführungs- und Testphase, gefolgt von einer Roll-Out-Phase im zweiten Quartal 2021, die abschließende dritte Phase zur flächendeckenden Vernetzung begann ab Juli 2021.

Bis zum 30. Juni 2021 müssen Praxen in der vertragsärztlichen Versorgung ihrer Kassenärztlichen Vereinigung nachgewiesen haben, dass sie über die notwendigen technischen Komponenten zur Benutzung einer ePA verfügen:

Welche technischen Voraussetzungen werden benötigt?

KomponenteWasPauschale
Anbindung der Praxis an die Telematikinfrastruktur (TI)Grundlage für das Hochladen und Einsehen von Dokumenten 
Update auf ePA-KonnektorVorhandenes Gerät nutzbar, Zulassung durch gematik nötig400,00 €
PVS-Modul ePAErmöglicht Lesen und Übertragen von Daten über das PVS in die ePA und andersherum. Umsetzung durch PVS-Hersteller150,00 €
Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) 2.0Qualifizierte digitale Signatur z. B. für Arztbriefe, eRezept 

Für die ePA wird außerdem eine Betriebskostenpauschale von 4,50 € pro Quartal gezahlt.

Seitdem können alle gesetzlich Versicherten eine elektronische Patientenakte (ePA) ihrer Krankenkassen erhalten, in der medizinische Befunde und Informationen aus vorhergehenden Untersuchungen und Behandlungen über Praxis- und Krankenhausgrenzen hinweg umfassend gespeichert werden können.  

Am 14. Dezember 2023 wurde das Digital-Gesetz in zweiter und dritter Lesung beschlossen. Als Kernelement des Digital-Gesetzes wird die ePA ab 2025 für alle gesetzlich Versicherten bereitgestellt: im ersten Schritt durch die Einführung eines digital unterstützten Medikationsprozesses. 

Patienten, welche die ePA nicht nutzen möchten, müssen dem aktiv widersprechen. Man nennt diese Methode Opt-Out-Verfahren. Die gesetzlichen Krankenkassen sollen ein entsprechendes Verfahren einrichten. Derzeit gibt es keine näheren Informationen dazu, wie der Widerspruch zur elektronischen Patientenakte genau ablaufen soll.

Die Einführung der ePA wird sicherlich zunächst zusätzlichen Aufwand für das Praxispersonal verursachen. Patientinnen und Patienten müssen zunächst in die Funktionsweise der ePA eingeführt werden. Am besten bietet das Praxispersonal in der Hinsicht Hilfestellung und Informationen zur ePA. Gut informierte Patienten werden eher ihr Einverständnis zur Einsicht und Befüllung ihrer ePA durch ihre Behandelnden erteilen als Personen, die sich damit nicht beschäftigt haben. Dadurch lohnt sich auch ein anfänglicher Mehraufwand bei der Patientenaufklärung. Eine vollständig geführte und einsehbare ePA erleichtert die Arbeit aller Akteure im Gesundheitswesen.

Wenn alle Beteiligten an die Abläufe gewöhnt sind, vereinfacht die ePA Praxisabläufe und spart Zeit. Die kann dann für eine bessere Versorgung und Beratung der Patientinnen und Patienten genutzt werden. Außerdem werden Leistungen im Zusammenhang mit der ePA gemäß Vergütungsvereinbarung zwischen GKV-SV und der KBV vergütet:

LeistungGOPPunkteVergütung
Einmalige Pauschale für die Erstbefüllung der ePA016488910,03 €
Zusatzpauschale ePa-Unterstützungsleistung*01647151,67 €
Zusatzpauschale ePA zu den Gebührenpositionen 01430, 01435 und 01820*0143130,34 €

*pro Behandlungsfall, je Quartal

Wer ist bei Problemen mit der ePA zuständig?

Für die reibungslose Integration der ePA müssen eine ganze Reihe von Komponenten auf dem aktuellen Stand sein. Besonders in der Anfangsphase können noch mehrere Updates nötig werden, bis die Abläufe optimal funktionieren. Auch können beim Praxispersonal Unklarheiten auftreten, was genau noch zu beachten ist und erfüllt werden muss.

  • Bei technischen Rückfragen hilft der IT-Dienstleister oder der Hersteller des PVS weiter.
  • Bei organisatorischen Rückfragen sollte sich Praxen an ihre Kassenärztliche Vereinigung bzw. die Landesärztekammer wenden.
Die Autorin Dr. Christine von Reibnitz
Dr. Christine von Reibnitz, Referentin Gesundheitspolitik und Krankenkassenmanagement

Dr. von Reibnitz ist promovierte Gesundheitswissenschaftlerin und Hochschuldozentin im Bereich des Gesundheitsmanagement. Seit 2013 ist sie bei Dr. Ausbüttel zuständig für den Bereich Krankenkassenmanagement und Expertin für die Themen Abrechnung und Recht.