Praxismanagement im Team
Wir wissen sicherlich alle, wie viel Zeit und Aufwand in ein gutes Praxismanagement fließen. Einige Praxen setzen dabei auf eine Praxismanagerin oder einen Praxismanager. In anderen Praxen wird die Arbeit auf das Team aufgeteilt.
Die Organisation einer Praxis ist anspruchsvoll und umfasst verschiedene Bereiche. Angefangen von der Abrechnung bis hin zu Einkauf, Marketing und Qualitätsmanagement: All diese Aufgaben müssen bestmöglich verteilt werden, um die Abläufe in der Praxis zu verbessern, damit es unseren Ärztinnen und Ärzten, aber insbesondere den Patientinnen und Patienten zugutekommt.
Mögliche Aufgaben des Praxismanagements
- Teamorganisation, z.B. Dienstplanung, Einarbeiten neuer Kollegen
- Praxisorganisation, wie Beschwerde- und Fehlermanagement, Einkauf und Beschaffung von Praxisbedarf, Verbrauchsmaterial etc.
- Kommunikation als Teamführung und Schnittstelle zwischen Patientinnen und Patienten, Team sowie Ärztinnen und Ärzten
- Qualitätsmanagement
- Abrechnungstätigkeiten, z.B. Rechnungsprüfung, Monatsabschluss
- Praxismarketing, wie Pflege der Website, Abstimmung mit IT-Dienstleistern
Je nach Expertise im Team werden die Aufgaben und Verantwortungsbereiche klar zugewiesen. Hierbei sollten nicht nur langjährige und entsprechend erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sondern auch Auszubildende mit einbezogen werden. Weniger erfahrenen Kolleginnen und Kollegen kann eine erfahrene Person an die Seite gestellt werden. Im Tandem lernt es sich schneller und besser.
Auch der Prozess der Wundversorgung sollte als ein Teil des Praxismanagements verstanden und entsprechend geplant werden. Erfahrungsgemäß bieten sich hier feste Sprechstundenzeiten an, in denen in einem Praxisraum die Wundpatientinnen und -patienten versorgt werden. Wie in anderen Arbeitsbereichen auch, bietet es sich an, die Verantwortung auf zwei Kolleginnen und Kollegen zu verteilen, um Urlaubs- und Krankheitszeiten abzusichern.
Damit die ganzen Bemühungen auch bei den Patientinnen und Patienten spürbar ankommen, ist deren Feedback besonders wichtig: dies kann nicht nur im persönlichen Gespräch, sondern auch in kurzen Fragebögen erhoben werden. Als Teil des Qualitätsmanagements sollte das sowieso in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, um Verbesserungspotenzial frühzeitig zu erkennen.
Regelmäßige Teambesprechungen sollten dazu genutzt werden, um gemeinsam die wichtigsten Änderungen, Probleme oder Verbesserungsideen zu besprechen. Punktuell oder bei bestimmten Aufgaben – oft ist das die Abrechnung – können externe Dienstleister eine sinnvolle Entlastung für das Praxisteam sein.
Wie wird das Praxismanagement bei Euch umgesetzt? Was klappt besonders gut? Oder was klappt vielleicht gar nicht?
Viele Grüße
Steffi
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Nach der Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten in einer dermatologischen Praxis für 5 Jahre im Praxisalltag als MFA, seit 2014 bei Dr. Ausbüttel (DRACO®). Wundexpertin (ICW) und bloggende MFA mit Leidenschaft.
