Annahme der elektronischen Ersatzbescheinigung ist ab sofort Pflicht

Seit dem 1. Juli 2025 müssen Teams in Arztpraxen elektronische Ersatzbescheinigungen verarbeiten, wenn Versicherte ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) nicht dabeihaben oder diese nicht funktioniert. Patientinnen und Patienten können das digitale Schreiben über die App ihrer Krankenkasse anfordern. Dafür geben sie die KIM-Adresse der Praxis an. Die Ersatzbescheinigung landet dann binnen weniger Minuten automatisch im KIM-Postfach der Praxis und lässt sich direkt in das Praxisverwaltungssystem (PVS) übernehmen.

Alternativ besteht die Möglichkeit, dass Sie als MFA die elektronische Ersatzbescheinigung direkt bei der jeweiligen Krankenkasse anfordern. Dafür benötigen Sie die Einwilligung des Patienten oder der Patientin. Nutzen Sie diesen Weg zum Beispiel, wenn die Betroffenen die App nicht heruntergeladen haben oder das Smartphone nicht zur Verfügung steht. Hier finden Sie weitere Hinweise zur Vorgehensweise.

Wichtig: Sicherheitslücken hatten es kürzlich notwendig gemacht, das Verfahren vorübergehend auszusetzen. Diese sind jedoch inzwischen behoben. Die elektronische Ersatzbescheinigung muss daher zwingend von Ihnen als MFA akzeptiert werden.

Tipps für MFA

Halten Sie die KIM-Adresse der Praxis bereit. Im Idealfall bringen Sie dafür an der Empfangstheke einen QR-Code an, den Patienten und Patientinnen einscannen können, um auf die Kontaktdaten zuzugreifen.

Das papiergebundene Ersatzverfahren bleibt zwar weiterhin zulässig, falls Patienten und Patientinnen dies wünschen. Für Sie als MFA macht es jedoch Sinn, die elektronische Bescheinigung vorzuschlagen, da sie eine deutliche Arbeitserleichterung darstellt. Ein manuelles Nachtragen der Daten fällt weg, was Zeit sparen und Fehler reduzieren kann. 

Nur das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) lässt sich mit der elektronischen Ersatzbescheinigung nicht ausführen. Kommt die Gesundheitskarte im laufenden Quartal noch zum Einsatz, muss das VSDM bei diesem späteren Termin nachgeholt werden.