Praxisdetektiv: Typische Fehlerquellen im Praxisalltag – und wie MFA sie clever meistern

Vertauschte oder fehlerhafte Patientendaten

• Ursache: Stress, Multitasking oder ähnliche Namen führen dazu, dass Patientenakten verwechselt oder falsch befüllt werden. 

• Lösung: Immer den vollständigen Namen und das Geburtsdatum vor jeder Handlung laut überprüfen. Klare Abläufe nutzen und neue Patientendaten gemeinsam doppelt checken. Checkt in eurer Praxis, ob ein Einsatz von IT-gestützten Warnsystemen mit euren Systemen kompatibel sein kann.

   

Dokumentationsfehler bei Impfungen, Laborbefunden oder Therapien

• Ursache: Nicht direkt dokumentierte Leistungen, handschriftliche Zettel werden später nicht digital nachgetragen oder mehrere Systeme laufen parallel. 

• Lösung: Dokumentation sofort nach Leistung erledigen. Wenn handschriftliche Notizzettel nötig sind, immer sofort digitalisieren oder ablegen. Jedes Teammitglied sollte den Status „Was ist schon gemacht?“ regelmäßig prüfen. 

   

Vergessene oder falsch angesetzte Abrechnungsziffern

• Ursache: Übersehen im hektischen Alltag, fehlende Routinen oder Unsicherheiten bei neuen Leistungsziffern. 

• Lösung: Am Ende eines jeden Arbeitstags eine Abrechnungs-Checkliste durchgehen. Neue Ziffern bei Fortbildungen gemeinsam besprechen und bei Bedarf mit Abrechnungsspezialisten genaue Einsatzszenarien durchgehen. Bleibt im Team offen für Nachfragen, Verständnisfragen und auch, Fehler zu besprechen, um es zukünftig besser und sicherer in der Abrechnung zu werden.

   

Fehler bei Rezepten und Rezeptwiederholungen

• Ursache: Verwechslung von Dokumenten, Ablagefehler oder nicht abgeglichene Rezeptlisten. 

• Lösung: Rezepte immer zusammen mit dem Patienten prüfen, bevor sie ausgehändigt werden. Bei Unklarheiten sofort Rückfragen stellen. Klare Regeln bei Rezeptwiederholungen vereinbaren und nachvollziehbar dokumentieren. Notiert die Art und Häufigkeit der Anwendung auch wiederholt für eure Patienten auf dem Rezept – das hilft nicht nur euren Patienten, sondern auch den Apotheken bei eventuellen Nachfragen. 

   

Kommunikationsfehler im Team oder mit Patientinnen und Patienten

• Ursache: Informationsverlust bei Schichtwechsel, dringende Notfälle werden nicht korrekt weitergegeben, offene Fragen bleiben stehen.

• Lösung: Übergabeprotokolle führen, Aufgabenübergabe immer aktiv machen („Ich habe das übernommen!“), feste Zuständigkeiten und Vertretungsvereinbarungen (vor allem wichtig bei kurzfristigem Krankheitsausfall und Urlaubszeiten). Bei Unklarheiten direkt nachhaken. Feste Besprechungszeiten für eine gemeinsame Fehleranalyse im Team helfen, das Fehlermanagement als festen Punkt im Qualitätsmanagement zu verankern. 

   

Zu späte Weiterleitung oder Bearbeitung von Laborwerten

• Ursache: Ergebnisse werden im Alltagstrubel nicht kontrolliert oder Patienten warten zu lange auf eine Rückmeldung.

• Lösung: Feste Zeitfenster einplanen, um Patienten zurückzurufen, um Befunde zu besprechen. Versucht alternativ, Erinnerungssysteme für Befunde zu etablieren. Auch hier solltet ihr Verantwortlichkeiten klar zuordnen („Wer meldet wann welches Ergebnis wem?“), um eure Patienten proaktiv zu informieren. 

   

Überlastung und schlechtes Selbstmanagement

• Ursache: Zu viel Multitasking, kaum Pausen oder Angst vor Fehlern führen zu Überforderung und weiteren Flüchtigkeitsfehlern.
• Lösung: Wenn alles nicht mehr hilft: Aufgaben priorisieren („Was ist jetzt wichtig?“), kleine Pausen fest und unverhandelbar einplanen und offen im Team kommunizieren, wenn das Arbeitsvolumen kritisch wird.