Neue MFA ins Team: So gelingt die perfekte Einarbeitung

1. Vorbereitung: Der Grundstein für eine gute Einarbeitung

Eine gelungene Einarbeitung beginnt, schon bevor die neue MFA den ersten Tag antritt. Die Praxisleitung klärt den (fachlichen und zeitlichen) Bedarf, erstellt einen Plan und informiert das Team frühzeitig. So wird Chaos vermieden und es vermittelt Professionalität für die neue MFA.

Schlüssel-Schritte in der Vorbereitungs-Phase:

• Bedarfsanalyse: Welche Aufgaben soll die neue MFA abdecken (Empfang, Labor, Abrechnung, DMP)?
• Einarbeitungsplan erstellen: Über Wochen, ggf. auch Monate verteilt, mit Checklisten für Abläufe, Software und Hygiene.
• Team einbinden: Alle wissen Bescheid, wer was übernimmt – inklusive Begrüßungsrunde.

Praxisbeispiel:
In einer Hausarztpraxis schickt die Leitung nach Vertragsunterschrift eine Willkommens-E-Mail beispielsweise mit Rundgang-Video, Team-Fotos und ersten Infos zu Parkplätzen und die Startzeit für den ersten Arbeitstag. Die neue Kollegin fühlt sich schon vorab integriert.

Tipp für MFA:
Benennt eine Verantwortliche (z.B. Praxismanagerin) für den gesamten Prozess – sie koordiniert und ist erste Ansprechpartnerin.

2. Der erste Tag: Willkommen und Orientierung

Ein positiver Start in den neuen Job entscheidet über die Motivation und das Zugehörigkeitsgefühl. Plant 1–2 Stunden Puffer ein, ohne volle Patientenflut. 

Zeitlicher Ablauf (Beispiel für Tag 1, 8–17 Uhr):

• 9:00–10:00: Begrüßung durch die Leitung und verantwortliche Ansprechperson (z.B. Mentorin/Praxismanagerin), Übergabe einer Orientierungsmappe, Arbeitskleidung, Ausweis.
• 10:00–12:00: Rundgang mit Mentorin – Praxisräume, Geräte, Notfallwege, Teamvorstellung, zwischendurch eine kurze Kaffeepause.
• 12:00–13:00: Gemeinsames Mittagessen.
• 13:00–15:00: Erste Patienten mitbegleiten, einfache Aufgaben.
• 15:00–17:00: Software-Einführung, offene Fragen klären.

Praxisbeispiel:
Eine Quereinsteigerin aus dem Einzelhandel startet mit einer erfahrenen MFA als Mentorin: Sie zeigt, wo Spritzen gelagert sind und wie der erste Telefonkontakt läuft. Kein Druck, viel Erklären.

3. Dauer und Phasen: Realistische Zeit einplanen

Eine gute Einarbeitung braucht locker 4–12 Wochen, je nach Vorkenntnissen – bei Quereinsteigern länger. Teilt die Einarbeitung in Phasen ein: 

• Orientierung (Woche 1)
• Fachliches (Wochen 2–4)
• Eigenverantwortung (ab Woche 5)

Empfohlene Zeitinvestition:

• Woche 1: 50% Beobachten, 50% Mitmachen (keine Alleinarbeit).
• Woche 2–4: 70% Mitverantwortung, tägliches Feedback.
• Ab Woche 5: Zunehmend selbstständig, wöchentliche Check-ins.

Bei Quereinsteigern (diese Zahl ist seit 2025 stark gestiegen – am Ende verlinke ich euch dazu noch einen spannenden Beitrag!): Extra-Fokus auf Grundlagen wie Hygiene, Datenschutz und EBM-Abrechnung.

Praxisbeispiel:
In einer Praxis mit QM-System hängen Checklisten für „Laborvorbereitung“ oder „Impfmanagement“ aus. Die neue Kollegin arbeitet sie Schritt für Schritt ab und das zunehmend selbstständiger – diese Selbstständigkeit motiviert.

4. Ansprechpartner und Mentoring: Der Schlüssel zum Erfolg

Jede neue MFA braucht klare Ansprechpersonen: eine Ansprechperson in der Einarbeitungsphase ("Buddy") für Alltagsfragen und eine Mentorin für Fachliches. Besonders bei Quereinsteigern baut das Sicherheit auf.

Rollen klar verteilen:

• Buddy, meistens Praxismanagerin: Diese erfahrene Kollegin hilft in den ersten Wochen bei Fragen wie: „Wo finde ich was?“, und gibt bei der einen oder anderen Tasse Kaffee wichtige Informationen.
• Mentorin: Für 3–6 Monate, fachliche Tiefe und Feedback – hierfür ist eine erfahrene MFA ideal. Mehr zum Mentoring findet ihr hier: https://www.draco.de/blog/mentoring-fuer-mfas-erfahrungen-weitergeben-und-zusammenhalt-staerken
• Praxisleitung: Wöchentliche Check-ins, Zielvereinbarungen.​

Tipp für MFA:
Plant auch beim Buddy und der Mentorin 2-4 Stunden pro Woche aus ihrer Einsatzplanung raus, sodass alle Beteiligten ausreichend Zeit und Raum für die Einarbeitung der neuen MFA haben.

5. Checklisten: Struktur für alle Abläufe

Checklisten machen die Einarbeitung verständlicher und messbar. Integriert sie aus eurem QM-System oder erstellt eine eigene.

Beispiel-Checkliste „Erste Woche“:

• Hygieneplan und Notfallkoffer kennen.
• Praxissoftware: Login, Patientenanlage, Abrechnung.
• Geräte: Blutdruckmessung, EKG, Waage.
• Abläufe: Telefon, Terminvergabe, Sterilgut.

• Teamregeln: Pausen, Erreichbarkeit.

   

6. Team und Integration: So wächst der Zusammenhalt

Die Einarbeitung ist mehr als nur das Fachliche – es geht um Zugehörigkeit. Eine frühe Integration verhindert Jobwechsel und den Verlust einer eigentlich perfekten Ergänzung für euer Team.

Maßnahmen, um die Teamfähigkeit zu checken:

• Gemeinsame Pausen rotieren: Jede Woche mit anderer Kollegin essen.
• Eisbrecher: „Erzählt von eurem ersten Praxis-Tag.“
• Events: frühe Einladung zu Team-Feier.
• Regelmäßige Feedback-Runden: Lob und Verbesserungsvorschläge.

Praxisbeispiel:
Nach Woche 1 lädt das Team zur „Neue-MFA-Party“ ein – mit Kuchen und Fragenrunde. So fühlt sich euer Neuzugang sofort dazugehörig.

7. Feedback und Nachhaltigkeit: Langfristig binden

Regelmäßige Gespräche sichern den Erfolg der Einarbeitung. Nach der Probezeit solltet ihr ein Gespräch zwischen (nicht mehr ganz) neuer MFA und der Praxisleitung einplanen. Darin wird die Probezeit offiziell und formal beendet und es sollten Ziele für die Weiterentwicklung in der Praxis vereinbart werden. 

Tipp für MFA:

Gebt eurer neuen Kollegin positives Feedback: „Dein Telefon klappt schon sicher!“ – die Motivation steigt und die Fluktuation sinkt.