Der 10-Punkte-Plan für die Erkältungssaison: So bleibt die Praxis steuerbar
Zwischen Oktober und Februar verdoppelt sich in vielen Praxen das Anrufaufkommen, das Wartezimmer ist voll und die Terminplanung kippt. Vieles davon lässt sich nicht verhindern – aber vorbereiten. In diesem Beitrag geht es nicht um Erkältungssymptome oder die Behandlung, sondern um Organisation: Wer wann kommt, wer nur anruft und was das Team schon vorher erledigen kann.
Warum die Saison 2026/27 anders werden könnte
Ein Punkt gehört gleich an den Anfang, weil er die gesamte Planung beeinflusst: Die telefonische Krankschreibung steht auf der Kippe.
Der Koalitionsausschuss hat am 2. Juli 2026 beschlossen, die Telefon-AU abzuschaffen und zugleich eine Vorlagepflicht für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Krankheitstag einzuführen. Beides ist bislang kein geltendes Recht – es handelt sich um einen politischen Beschluss, das Gesetzgebungsverfahren soll bis Ende 2026 abgeschlossen werden. Bis dahin gilt die bisherige Regelung weiter: Bei leichten Erkrankungen ist eine telefonische Krankschreibung für bis zu fünf Kalendertage möglich, wenn die Person in der Praxis bekannt ist; telefonisch verlängern lässt sie sich nicht.
Für die Praxisplanung heißt das zweierlei. Erstens kann sich die Rechtslage mitten in der Hochphase ändern. Zweitens würde die Kombination aus wegfallender Telefon-AU und Attestpflicht ab Tag 1 genau die Patientengruppe zurück ins Wartezimmer holen, die man dort am wenigsten braucht: leichte Infekte ohne Behandlungsbedarf. Die Landesärztekammer Baden-Württemberg hat genau davor gewarnt.
Was ihr tun könnt: auf dem Laufenden bleiben, was die politischen Reformideen und deren Umsetzung betrifft – über die eigene Kassenärztliche Vereinigung – und die Antwort im Team abstimmen, damit nicht drei Personen drei verschiedene Auskünfte geben.
Der 10-Punkte-Plan
1. Risikogruppen jetzt einladen, statt später abzuarbeiten
Ja, das lässt sich vorziehen – und es ist der wirksamste Hebel überhaupt. Wer im September eine Liste der Patienten ab 60 mit chronischen Grunderkrankungen oder Teilnehmende aus den DMPs zieht und gezielt zur Impfung einlädt, verteilt Termine auf sechs Wochen statt auf zwei.
Praktisch: Recall über das Praxisverwaltungssystem (PVS), per Telefon oder Brief – dafür braucht es eine dokumentierte Einwilligung der Patienten, die in vielen Praxen ohnehin vorliegt. Der empfohlene Impfzeitraum liegt zwischen Oktober und Mitte Dezember, der Gipfel der Influenzawelle kommt meist kurz nach dem Jahreswechsel. Impfstoffbedarf und Bestellung gehören ebenfalls in den September.
2. Impftermine aus der Infektsprechstunde heraushalten
Gesunde Menschen, die zur Impfung kommen, und hustende Menschen im selben Wartezimmer – das ist organisatorisch wie hygienisch die schlechteste Kombination. Bewährt haben sich feste Impfzeitfenster, etwa der frühe Vormittag oder ein fester Wochentag, klar getrennt von den Infektzeiten.
3. Infekte zeitlich bündeln
Eine eigene Infektsprechstunde am Rand des Tages – letzte Stunde vormittags, letzte Stunde nachmittags – kostet nichts außer Absprache und entlastet den Rest des Tages spürbar. Wichtig ist, dass alle im Team dasselbe Raster kennen und am Telefon sicher zuordnen können.
4. Chroniker aus der Hochphase herausplanen
DMP-Termine, Vorsorgeuntersuchungen und Routinekontrollen lassen sich oft um zwei bis drei Wochen vorziehen. Dadurch nehmt ihr etwas Druck aus eurem Terminkalender. Plant in jedem Fall geschützte Zeitfenster ohne Infektpatienten, um vulnerable Patientengruppen vor Ansteckungen zu schützen.
5. Videosprechstunde jetzt einrichten – nicht erst im November
Der Herbst ist die richtige Zeit dafür, weil zur Einrichtung ein zertifizierter Anbieter, ein technischer Testlauf und ein bisschen Übung gehören. Mitten im Ansturm fängt niemand damit an. Klärt im Team ab: Wer erklärt den Patienten den Ablauf, wer prüft vorab Technik und Termin, welche Anlässe sind überhaupt geeignet? Eine Übersicht dazu gibt es hier einen interessanten Beitrag: Telefon- und Videosprechstunde.
6. Das Telefon entlasten
Schon beim telefonischen Kontakt zur Praxis könnt ihr die Anrufe steuern, reduzieren oder vereinfachen:
- Zeitfenster für Rezeptanforderungen außerhalb der morgendlichen Spitze, kommuniziert per Aushang und Ansage. Wie das digital läuft, findet ihr hier: Digitale Rezeptausstellung.
- Rückrufliste statt Warteschleife – mit verbindlichem Zeitfenster.
- Ansagetext aktualisieren, bevor die Saison beginnt: Öffnungszeiten, Infektsprechstunde, 116117 für den ärztlichen Bereitschaftsdienst außerhalb der Sprechzeiten.
- Vorlagen für die häufigsten drei Anliegen, damit niemand frei formulieren muss.
7. Ersteinschätzung am Empfang standardisieren
Am Telefon entscheidet sich, ob jemand kommt oder nicht – und diese Entscheidung sollte nicht davon abhängen, wer gerade abnimmt. Ein einseitiger Leitfaden, gemeinsam mit dem Arzt abgestimmt, schafft Sicherheit: Welche Fragen werden immer gestellt? Welche Warnzeichen führen sofort zur ärztlichen Rücksprache – etwa Atemnot, hohes Fieber bei Säuglingen, Bewusstseinsstörungen, plötzliche Verschlechterung? Was wird dokumentiert?
8. Patienteninformation im Frühherbst auslegen
Der einfachste unterschätzte Hebel: ein Handzettel oder Aushang, der drei Fragen beantwortet:
- wann anrufen?
- wann kommen?
- wann einfach zu Hause bleiben?
Im September ausgelegt, wirkt er ab Oktober. Formuliert ihn zusammen mit der ärztlichen Leitung.
Bausteine für den Aushang:
- Zu Hause bleiben und ausruhen: leichter Infekt, keine Beschwerden, die Sorge machen.*
- Erst anrufen: bei Unsicherheit, wenn eine Krankschreibung oder ein Folgerezept benötigt wird. Die Praxis sagt, ob ein Termin nötig ist.
- In die Praxis kommen: nach telefonischer Absprache oder wenn Beschwerden neu, stark oder anders als sonst sind.
- Sofort handeln: bei Atemnot, hohem Fieber bei Säuglingen, starken Schmerzen oder plötzlicher Verschlechterung – Bereitschaftsdienst 116117, im Notfall 112.
- Außerhalb der Sprechzeiten: 116117.
* Schaut einmal in diesen Beitrag, wie ihr weitere Ansteckungen in der Praxis vermeiden könnt: Grippe-Ansteckung vermeiden in der Arztpraxis.
9. Das Team gegen Ausfälle absichern
Wir MFA sind in dieser Zeit möglichen Infekten selbst überdurchschnittlich ausgesetzt. Falls also jemand im Team krankheitsbedingt ausfällt, solltet ihr vorher geklärt haben: Wer springt für wen ein? Ab wie vielen Ausfällen wird der Terminplan ausgedünnt – und wer entscheidet das? Gibt es ein kurzes Einarbeitungsblatt für Springerkräfte und Auszubildende, damit Telefon und Empfang auch besetzt funktionieren? Und: Ist der eigene Impfstatus im Team aktuell?
10. Nach der Saison zehn Minuten für die Auswertung
Der Punkt, der am häufigsten wegfällt – und der die nächste Saison am meisten verbessert. Im März in der Teambesprechung: Wo war es am schlimmsten? Welche Regel hat funktioniert, welche hat niemand eingehalten? Was fehlte an Material? Fünf Stichpunkte reichen. Im Herbst des Folgejahres sind sie Gold wert.
Und die Dokumentation?
Zwei Dinge, die in der Hochphase gern liegen bleiben und später Arbeit machen: das Einlesen der eGK im laufenden Quartal – gerade bei telefonischen Kontakten muss das nachgeholt werden – und die saubere Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Hier habt ihr am besten feste Zuständigkeiten und plant dies regelmäßig ein, damit sich am Ende des Quartals die Arbeit nicht stapelt.
Die Erkältungssaison lässt sich nicht abschaffen, aber sie lässt sich entzerren. Der größte Teil dieser zehn Punkte kostet keine Investition, sondern eine Teambesprechung im Herbst und ein paar Aushänge. Wer die Impfeinladungen früh verschickt, die Infekte zeitlich bündelt, die Videosprechstunde vor dem Ernstfall testet und am Telefon nach einem gemeinsamen Raster arbeitet, geht deutlich ruhiger in den Januar.
Und eine offene Frage bleibt in dieser Saison bestehen: Ob die telefonische Krankschreibung im Winter noch zur Verfügung steht, ist derzeit nicht absehbar. Umso wichtiger, dass die übrigen Werkzeuge stehen.
Wie bereitet ihr euch auf die Erkältungs- und Grippe-Hochsaison vor? Habt ihr Tipps für eure Kolleginnen und Kollegen? Dann schreibt es in die Kommentare!
Viele Grüße
Eure Steffi
Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten in einer dermatologischen Praxis, anschließend 5 Jahre im Praxisalltag als MFA tätig. Seit 2014 bei Dr. Ausbüttel (DRACO®). Wundexpertin (ICW) und bloggende MFA mit Leidenschaft.
