ePA 2026: Was der neue Medikationsprozess für MFA bedeutet
Die elektronische Patientenakte bekommt 2026 ihr bisher größtes Update – und diesmal betrifft es nicht in erster Linie die Technik, sondern die Abläufe am Empfang und im Sprechzimmer. Im Mittelpunkt steht die Medikation. Was MFA dazu wissen sollten, welche Aufgaben anfallen und welche Fragen von Patientinnen und Patienten jetzt vermutlich häufiger kommen zeige ich euch in diesem Beitrag.
Kurz eingeordnet: Was ist neu – und warum betrifft es MFA?
Seit dem Start der „ePA für alle” Anfang 2025 gibt es in jeder Akte eine elektronische Medikationsliste (eML). Sie füllt sich bisher von allein: Alles, was per E-Rezept verordnet und in der Apotheke abgegeben wurde, landet automatisch dort. Nichts zu tun für uns in der Praxis – aber eben auch nur ein Ausschnitt der tatsächlichen Medikation.
Genau das ändert sich mit der nächsten Ausbaustufe. Unter dem Stichwort digital gestützter Medikationsprozess (dgMP) wachsen E-Rezept, Medikationsliste und ein neuer elektronischer Medikationsplan (eMP) zu einem zusammenhängenden System. Die Pilotierung läuft seit Juli 2026 in den Modellregionen Hamburg und Franken. Der bundesweite Rollout ist für Ende 2026 bzw. Anfang 2027 angekündigt. Wann eure Praxis konkret umstellt, hängt vom PVS-Hersteller ab – dort solltet ihr nachfragen, wenn ihr noch keinen Termin kennt.
Der entscheidende Punkt für euer Praxisteam: Eine Liste, die sich selbst befüllt, macht keine Arbeit. Ein Plan, der gepflegt werden muss, schon. Und Pflege heißt in der Praxis fast immer: Aufgaben, die an MFA delegiert werden.
Die drei Bausteine – einmal sauber auseinandergehalten
Diese Begriffe werden im Alltag gerne durcheinandergeworfen. Für Rückfragen von Patienten hilft es, sie unterscheiden zu können:
| Begriff | Was es ist | Wer befüllt im System |
|---|---|---|
| E-Rezept | Die einzelne Verordnung | Praxis stellt aus, Apotheke gibt ab |
| eML – Medikationsliste | Eine Historie: Was wurde verordnet und abgegeben? Rückblickend, chronologisch, wird nicht gelöscht. | Bisher automatisch aus dem E-Rezept |
| eMP – Medikationsplan | Der aktuelle Stand: Was nimmt die Person jetzt tatsächlich ein, in welcher Dosierung, warum? | Ärztinnen/Ärzte und Apotheken – muss aktiv gepflegt werden |
Was 2026 konkret dazukommt
Die Medikationsliste soll vollständiger werden. Praxen und Apotheken können künftig Arzneimittel nachtragen, die bisher gar nicht auftauchten:
- Betäubungsmittel (BtM-Rezepte)
- rezeptfreie Präparate (OTC) – also auch das selbst gekaufte Ibuprofen oder Johanniskraut
- Selbstzahlerrezepte und „grüne Rezepte” (eine ärztliche Empfehlung eines nicht verschreibungspflichtigen Medikaments)
- analog, also auf Papier verordnete Medikamente
Einzelne Einträge lassen sich zwar nicht löschen, aber markieren – etwa wenn ein Präparat verordnet, aber nie eingenommen wurde.
Der elektronische Medikationsplan kommt neu hinzu. Er enthält laut gematik die aktuelle Medikation auf einen Blick, strukturierte Dosierangaben, den Einnahmegrund in verständlicher Sprache, Anwendungshinweise für Patienten, fachliche Hinweise für mitbehandelnde Praxen und Apotheken sowie die Verordnungs- und Abgabehistorie zu jedem Medikament.
Dosierungen werden maschinenlesbar. Statt Freitext gibt es feste Schemata – Tageszeiten, feste Uhrzeiten, Wochentage, Intervalle und Kombinationen davon. Das klingt technisch, hat aber zwei sehr praktische Folgen: Wechselwirkungsprüfungen werden präziser, und die ePA-App kann daraus Einnahmeerinnerungen und die Reichweite der Packung berechnen. Patienten sehen also mehr als früher – fragen allerdings vermutlich auch mehr.
Push-Benachrichtigungen für Versicherte. Neue Dokumente und neue Zugriffe werden künftig aktiv in der Kassen-App gemeldet. Rechnet damit, dass Anrufe kommen wie: „Ich habe gerade eine Meldung bekommen, dass jemand in meine Akte geschaut hat – waren Sie das?”
Dürfen MFA das überhaupt? Ja – und das ist der wichtige Punkt
Die gematik unterscheidet beim dgMP zwischen Bearbeitungs- und Leserechten. Bearbeitungsrechte haben Ärztinnen, Ärzte und Apothekerinnen und Apotheker sowie das medizinische Assistenzpersonal – also das Praxisteam. Andere Berufsgruppen wie Pflegekräfte oder Heilmittelerbringende dürfen ausschließlich lesen.
Übersetzt: Das Anlegen und Aktualisieren des Medikationsplans bleibt ärztliche Verantwortung, die Ausführung ist delegierbar – wie schon heute die Befüllung der ePA. Es lohnt sich, im Team früh zu klären, wer das macht, wie der Ablauf sein soll und was ohne Rückfrage nicht eingetragen wird (z.B. BtM-Rezepte).
Typische Aufgaben, die bei MFA anfallen werden
- Beim Check-in: eGK einlesen – das bleibt der Türöffner für den Zugriff, bei dem im ersten Schritt die Versichertenstammdaten abgeglichen werden.
- Vorbereiten: Medikationsliste bzw. -plan vor dem Termin sichten und auffällige Punkte für den Arzt markieren – Doppelverordnungen, abgesetzte Präparate, die noch im Plan stehen, ungewöhnliche Lücken.
- Nachfragen und abgleichen: „Nehmen Sie das noch?“, „Haben Sie zusätzlich etwas aus der Apotheke besorgt?” Der Abgleich zwischen Plan und Realität bleibt Gesprächsarbeit – die ePA liefert nur den Ausgangspunkt.
- Nachtragen nach Anweisung:OTC-Präparate, Papierverordnungen, BtM – strukturiert, mit Dosierung und Einnahmegrund.
- Weiterleiten: Was gehört ins PVS, was in die ePA, was zusätzlich per KIM an die mitbehandelnde Praxis? Wichtig bleibt: Ein Arztbrief in der ePA ersetzt den KIM-Versand nicht, denn Patienten können Dokumente verbergen oder löschen.
- Erklären: vermutlich die zeitaufwendigste Aufgabe – siehe unten.
Warum die Wundversorgung besonders wichtig ist: Bei chronischen Wunden ist die Medikation selten Nebensache: Antikoagulanzien, systemische Kortikosteroide, Immunsuppressiva, die Diabeteseinstellung oder eine laufende Antibiotikatherapie beeinflussen Heilungsverlauf, Verbandwechsel und Terminplanung unmittelbar. Ein vollständiger Medikationsplan – inklusive der selbst gekauften Präparate – ist hier ein echter fachlicher Gewinn, nicht nur Dokumentationsaufwand.
Diese Fragen werden kommen – mit Antwortvorschlägen
„Wer kann das alles sehen?“ - Nicht automatisch alle. Mit dem Einlesen der eGK erhält eure Praxis für 90 Tage Zugriff, Apotheken nach dem Einlesen drei Tage. Versicherte können diese Zeiträume über ihre ePA-App verkürzen, verlängern oder dauerhaft einstellen.
„Kann ich einzelne Praxen ausschließen?“ - Ja. Über das Berechtigungsmanagement der App lassen sich einzelne Einrichtungen blockieren und einzelne Dokumente verbergen, sodass sie nur die versicherte Person selbst sieht. Wichtig ist der Hinweis auf die Kehrseite: Wer Medikamente ausblendet, nimmt die Wechselwirkungsprüfung mit aus. Wer den Zugriff sehr eng steckt, sollte das bewusst tun – und der Praxis sagen, dass etwas fehlt.
„Muss ich eine PIN eingeben?“ - Für den Patientenzugriff Ja, für den Praxiszugriff genügt die Karte.
„Ich komme mit der App nicht zurecht.” - Hier lohnt der Hinweis auf die Vertreterregelung: Versicherte können bis zu fünf Personen benennen, die ihre ePA verwalten dürfen – Angehörige, Bekannte, rechtliche Betreuerinnen und Betreuer; eine Verwandtschaft ist nicht nötig. Gerade für ältere oder begleitete Patienten ist das oft die praktikabelste Lösung, damit die Akte überhaupt genutzt wird. Wer gar keine App nutzt, kann sich an die Ombudsstelle der eigenen Krankenkasse wenden. Ihr dürft (und müsst) hier die Verantwortung weitergeben, denn das übersteigt im Zweifel die Kapazitäten jeder Praxis.
Wichtig beim Erklären: Die Vertretung hat weitreichende Einsicht in Gesundheitsdaten. Verweist freundlich, aber deutlich darauf, dass diese Berechtigung nur an Personen gehen sollte, denen wirklich vertraut wird – und dass die Einrichtung über die Kasse bzw. die App läuft, nicht über die Praxis.
„Kann ich etwas löschen lassen, was falsch ist?“ - Dokumente können Versicherte selbst löschen. Für falsche Diagnosen in den Abrechnungsdaten läuft die Korrektur über die Krankenkasse, mit ärztlichem Nachweis.
„Wer hat auf meine Akte zugegriffen?“ - Das Protokoll sehen Versicherte in der App. Alternativ ist es über die Ombudsstelle der Kasse anzufordern.
Was ihr im Team jetzt schon vorbereiten könnt
- Beim PVS-Hersteller nachhaken. Ab wann kommt das Update für Medikationsplan und Nachträge, wie sieht die Maske aus, gibt es Schulungsvideos? Der Ablauf unterscheidet sich je nach System deutlich.
- Zuständigkeiten festlegen. Eine oder zwei Personen im Team als „ePA-Ansprechpartnerin” – für Patientenfragen und als Schnittstelle zur IT.
- Delegationsregeln schriftlich klären. Was tragen MFA eigenständig nach, was nur nach Rücksprache? Das schützt beide Seiten.
- Antwortbausteine sammeln. Drei bis fünf Sätze zu den häufigsten Fragen, für alle gleich – das spart am Empfang jede Woche Zeit.
- Einen Aushang oder Handzettel vorbereiten. Die KBV stellt Material für Praxen bereit.
- Zwei Grenzen im Kopf behalten: Die ePA ersetzt weder die Primärdokumentation noch die Anamnese. Und ein anlassloses Durchsuchen der gesamten Akte ist weder nötig noch empfohlen – behandlungsrelevant bleibt der Maßstab.
- Damit rechnen, dass Daten fehlen. Verborgene Einträge sind nicht erkennbar. Die Frage „Nehmen Sie sonst noch etwas?” bleibt unverzichtbar.
Für MFA verschiebt sich die ePA 2026 von einer Ablage, die im Hintergrund lief, zu einem Arbeitsmittel mit täglichen Berührungspunkten. Der größte Teil des Aufwands entsteht dabei nicht beim Klicken, sondern beim Erklären: Wer sieht was, wie lange, und was passiert, wenn ich etwas ausblende. Wer diese Antworten im Team abgestimmt hat, bevor die Funktionen in der eigenen Praxis auftauchen, startet deutlich entspannter.
In der DRACO Mediathek findet ihr zahlreiche Fortbildungs-Videos rund um die ePA: Die elektronische Patientenakte ePA – Alles Wichtige auf einen Blick.
Habt ihr euch schon überlegt, wie ihr die Verantwortungen aufteilt? Was liegt bei euch MFA und was nicht? Ich freue mich auf eure Einblicke.
Viele Grüße
Eure Steffi
PS: Ein Hinweis zu diesem Beitrag in eigener Sache: Den Beitrag habe ich im September 2026 für euch verfasst. Zeitpläne rund um die ePA haben sich in der Vergangenheit mehrfach verschoben – aktuelle Termine erfahrt über eure Kassenärztliche Vereinigung und eure PVS-Hersteller.
Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten in einer dermatologischen Praxis, anschließend 5 Jahre im Praxisalltag als MFA tätig. Seit 2014 bei Dr. Ausbüttel (DRACO®). Wundexpertin (ICW) und bloggende MFA mit Leidenschaft.
