Hohe Belastung in Arztpraxen: 10 Tipps für die Organisation
Aktuell stehen die meisten Teams in Arztpraxen extrem unter Druck. Zu der Grippewelle kommen viele Stürze aufgrund der anhaltend kalten Wetterlage. Als MFA sollten Sie die Abläufe daher momentan anders organisieren.
- Stimmen Sie im Team ab, wer im Tagesverlauf wofür zuständig ist und führen Sie kurze tägliche „Morgen- oder Mittags-Stand-ups“ ein, um die Lage zu klären: Wie viele Akutfälle müssen zusätzlich bearbeitet werden und was heißt das für die Abläufe?
- Nutzen Sie Checklisten für wiederkehrende Prozesse (etwa Wundversorgung nach einem Sturz, Verbandswechsel), damit Sie nichts vergessen und Aufgaben delegieren können.
- Richten Sie feste Akut-Sprechzeiten ein, etwa für Infekte am Vormittag und für Unfälle am Nachmittag, damit Sie ähnliche Fälle weitestgehend bündeln können.
- Planen Sie gezielt Puffer für Akutfälle ein.
- Verschieben Sie planbare Vorsorge- und Check-up-Termine – nach Rücksprache mit den Betroffenen – in ruhigere Phasen, also zumindest bis nach Ende der Glatteisphase.
- Arbeiten Sie mit einer kurzen, standardisierten Ersteinschätzung: Wer kommt mit Fieber und Atemwegsinfekt, wer nach einem Sturz, wer benötigt nur ein Rezept – so können Sie besser priorisieren und Wartezeiten vermeiden.
- Informieren Sie Patientinnen und Patienten aktiv über die wahrscheinlichen Wartezeiten. Erläutern Sie zusätzlich auf einem Schild die aktuelle Situation, damit Sie den Verzug nicht permanent begründen müssen.
- Hängen Sie in der Praxis Hinweise aus, wann ein Praxisbesuch nötig ist und wann zunächst Hausmittel oder telefonische Beratung ausreichen (z. B. bei milden Erkältungen ohne Risikofaktoren). Nutzen Sie dafür auch ihre Website.
- Nutzen Sie, wenn verfügbar, digitale Möglichkeiten zur Terminvergabe und für die Aufnahme von Rezeptbestellung (Online-Portal, Rezepttelefon, E-Mail-Formular), damit weniger Menschen nur wegen Rezepten in die Praxis kommen müssen.
- Definieren Sie feste Telefonzeiten und kommunizieren Sie diese (z. B. Rückrufzeiten am frühen Nachmittag), damit Sie im Hochbetrieb am Vormittag weniger unterbrochen werden.
Quellen:
Die Autorin
Steffi, MFA/Wundexpertin (ICW)
Nach der Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten in einer dermatologischen Praxis für 5 Jahre im Praxisalltag als MFA, seit 2014 bei Dr. Ausbüttel (DRACO®). Wundexpertin (ICW) und bloggende MFA mit Leidenschaft.
