Urlaubsplanung ohne Streit: stressfrei, fair und gut organisiert

Frühzeitige Festlegung von Betriebsferien

• Betriebsbestimmte Urlaubstage: In Deutschland darf der Arbeitgeber bis zu ca. zwei Wochen pro Jahr festlegen, wann Betriebsferien stattfinden – vorausgesetzt, es gibt triftige Gründe (z. B. Wartung der Praxisräume, geringe Patientenzahlen).
• Kommunikation: Idealerweise werden Betriebsferien spätestens im Oktober des Vorjahres bekannt gegeben, sodass alle Mitarbeiter entsprechend planen können.
• Beispiel: Sommer-Betriebsferien in den ersten beiden Augustwochen, Winterpause zwischen Weihnachten und Neujahr.

Klare Urlaubsregeln für das Praxisteam

• Maximale Abwesenheit gleichzeitig: Definieren, wie viele Teammitglieder zur gleichen Zeit Urlaub haben dürfen – z. B. maximal eine Ärztin/ein Arzt und zwei MFA. Das müsst ihr natürlich für eure Praxisgröße festlegen.
• Differenzierung nach Funktion: Ärztinnen und MFA haben zwar unterschiedliche Aufgaben, dennoch sollten Überschneidungen minimiert werden, um die Versorgung zu sichern.
• Urlaubswünsche erfassen: Verwendet eine gemeinsame Liste oder ein digitales Tool, um Wünsche transparent zu machen und Doppelbelegungen früh zu erkennen.

Prioritäten und soziale Gesichtspunkte

• Mitarbeiter mit Vorrang: Berücksichtigt besondere Lebenssituationen – etwa Alleinerziehende, Mitarbeitende mit schulpflichtigen Kindern oder Pflegeverantwortung. In kritischen Fällen kann auch die Betriebszugehörigkeit als Priorität helfen: wer schon länger in der Praxis arbeitet, hat im Streitfall Vorrang.
• Kinderlose und flexible Mitarbeitende: Sie können oft leichter außerhalb der Schulferien Urlaub nehmen – dies kann als Ausgleich zu der Vorrangregelungen dienen. Dennoch solltet ihr unbedingt, insbesondere bei Feiertagen, auch die Wünsche der Kinderlosen berücksichtigen. Sonst ist Frust vorprogrammiert.

Tipp: Nutzt dann aber auch eine wechselnde Vorjahresregelung – wer im letzten Jahr Vorrang hatte, rückt im Folgejahr weiter hinten, um Fairness zu sichern.

Kritische Phasen im Praxisjahr

• Grippezeit (Dezember–März): Plant in dieser Phase möglichst eine vollständige Besetzung ein.
• OP-intensive Monate: Manche Praxen haben saisonale Schwerpunkte für operative Eingriffe – vermeidet hier große Lücken im Team.
• Ferienarme Zeiten: Nutzt weniger frequentierte Zeiträume für längere Abwesenheiten, um die Patientenversorgung stabil zu halten.

Vertretungsplan von Anfang an

• Plan A und Plan B: Für jede Abwesenheit sollte es einen klar benannten Vertretenden geben, zusätzlich eine zweite Back-up-Person für unvorhergesehene Ausfälle.
• Aufgabenverteilung dokumentieren: Selbst kleine Aufgaben (z. B. Materialbestellung, Blutabnahmen) sollten im Plan stehen, damit keine Lücken entstehen.
• Kontakte hinterlegen: Wer ist telefonisch erreichbar, falls dringende Rückfragen auftreten?
• Vertretungspraxis: Plant frühzeitig mit eurer Vertretungspraxis, wann eure Praxis schließt und umgekehrt. In der Zeit, in der ihr die Vertretung seid, sollte euer Team gut besetzt sein.

Weitere Erfolgsfaktoren für eine faire Urlaubsplanung

• Transparente Kommunikation: Verteilt schriftlich im Team die Urlaubsregeln und besprecht diese in einer Teamsitzung.
• Urlaubspool statt Einzelkämpfer: Urlaubswünsche zuerst sammeln, dann entweder in Einzelgesprächen oder gemeinsam im Team absprechen – das vermeidet aufkommende, persönliche Konflikte.
• Flexibilität fördern: Möglichkeiten für Teilzeitrückkehr aus dem Urlaub bei kritischen Engpässen anbieten (z. B. Notfallsprechstunden). Hier müssen die Urlaubstage dann fair „zurückgegeben“ werden.
• Dokumentation: Führt ein Kalenderarchiv, um bei Streitfällen objektiv auf Vorjahresregelungen verweisen zu können.