Impfmanagement in der Praxis: So läuft alles rund

Terminplanung mit Augenmaß

Nicht jede Impfung ist gleich. Genau das sollte sich auch im Terminplan widerspiegeln. Während manche Impfungen schnell durchgeführt sind, benötigen andere mehr Zeit für Aufklärung, Beratung oder Dokumentation.

Eine klare Struktur im Kalender hilft hier enorm:

• feste Impf-Slots im Kalender
• längere Zeitfenster für Beratungen
• klare Rollenverteilung im Team
• saisonale Planung (z. B. zeitliche Anpassung der Beratung zu Grippe- oder Reiseimpfungen)

Wie wichtig diese Vorbereitung ist, zeigt auch ein Blick auf offizielle Empfehlungen, etwa von der Ständigen Impfkommission (STIKO) am Robert Koch-Institut (RKI), die neben medizinischen Aspekten auch die Organisation von Impfprozessen betont.

Wenn alles bereitliegt, läuft es einfach besser

Auch die Impfsprechstunde selbst kann gut vorbereitet werden. Ein fehlender Aufklärungsbogen, nicht vorbereitete Materialien oder unvollständige Unterlagen – das sind weitere Zeitfresser.

Hier eine Liste, was ihr vor einem Impftermin prüfen solltet: 

• Impfstoff vorhanden und korrekt gelagert
• benötigte Materialien vollständig
• Aufklärungsbögen vorbereitet
• Einwilligungen vorhanden
• Patientendaten vollständig
• Impfpass liegt vor

Ein kurzer Check vorab spart viele Unterbrechungen während des Termins.

Lagerung und Überblick: oft unterschätzt, aber entscheidend

Ein Bereich, der im Alltag leicht in den Hintergrund rückt, ist die Lagerung der Impfstoffe. Impfstoffe müssen durchgehend korrekt gekühlt werden, Abweichungen müssen dokumentiert werden und auch die Haltbarkeit sollte regelmäßig überprüft werden. 

Darauf kommt es an:

• klare Zuständigkeiten im Team festlegen
• regelmäßige Bestandskontrollen durchführen
• Haltbarkeiten im Blick behalten
• Lieferungen und Verbrauch dokumentieren
• rechtzeitig nachbestellen

Dokumentation: Sicherheit durch Klarheit

Nach der Impfung ist die Arbeit immer noch nicht ganz abgeschlossen. Eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation ist (wie üblich) essenziell – sowohl medizinisch als auch rechtlich.

Wichtige Punkte:

• Eintrag in den Impfpass
• Dokumentation in der Praxissoftware
• Impfstoff, Datum und Charge erfassen
• Zuordnung zur Patientendatei
• ggf. Folgetermin festlegen

Es kann sinnvoll sein, Impfungen in der elektronischen Patientenakte (ePA) zu hinterlegen oder eine Erstbefüllung vorzunehmen – ein Schritt in Richtung digital unterstützter Versorgung. Vergesst hierfür die Abrechnungsziffer nicht.

Schaut einmal in den aktuellen Artikel mit weiteren hilfreichen Links zur elektronischen Patientenakte (ePA).

Recall-Systeme: den Überblick behalten

Viele Impfungen sind keine einmalige Angelegenheit. Auffrischungen gehören dazu – und genau hier zeigt sich, wie gut eine Praxis organisiert ist.

Ein strukturiertes Recall-System unterstützt dabei, Patienten rechtzeitig zu erinnern. Ob digital, telefonisch oder über die Praxissoftware: Entscheidend ist, dass das System zuverlässig funktioniert und im Alltag mitgedacht wird.

Für Patienten bedeutet das mehr Sicherheit und für die Praxis eine bessere Planbarkeit durch eine verbesserte Einhaltung der Termine.

Kommunikation schafft Vertrauen

Neben aller Organisation bleibt ein Faktor entscheidend: die Kommunikation. Eure Patienten möchten wissen, was auf sie zukommt, was sie mitbringen sollen und was nach der Impfung zu beachten ist.

Klare Hinweise vorab – etwa zum Impfpass oder zu möglichen Impfreaktionen – reduzieren Unsicherheiten und Rückfragen. Gleichzeitig stärken sie das Vertrauen in die Praxis. Gerade hier könnt ihr eure Stärke als MFA ausspielen.