Die häufigsten Fehler bei Begehungen in der Arztpraxis – und wie ihr sie mit einfachen Checklisten vermeidet
Die Begehung ist angekündigt, das Team ist nervös, und irgendwer fragt: „Haben wir eigentlich die Temperaturprotokolle vom Impfkühlschrank vollständig?" Wenn dann betretenes Schweigen folgt, wisst ihr: Das wird noch Thema sein.
Die gute Nachricht: Die meisten Beanstandungen bei Praxisbegehungen sind keine großen Dramen, sondern immer wieder dieselben, gut vermeidbaren Klassiker. Wer sie kennt und mit einfachen Routinen abarbeitet, geht entspannt in jede Kontrolle. Wie eine Begehung grundsätzlich abläuft und wer überhaupt prüft, habe ich in diesem Beitrag erklärt: https://www.draco.de/blog/begehungen-in-der-arztpraxis-checkliste-fuer-mfa-alltag/
Jetzt möchte ich die häufigsten Fehler aufzeigen – jeweils mit einer kurzen, aber konkreten Checkliste, an der ihr euch direkt entlanghangeln könnt. Am Ende findet ihr einen Hinweis auf eine Download-Vorlage.
Fehler 1: Fehlender oder veralteter Hygieneplan
Der Klassiker schlechthin – ein Plan, der nicht aktuell ist, nicht zur Praxis passt oder von niemandem „gelebt" wird.
- Hygieneplan auf Aktualität geprüft, Prüfungsdatum dokumentiert
- Zuständigkeiten definiert und dokumentiert
- Alle Desinfektionsmittel namentlich aufgeführt, mit Konzentration
- Einwirkzeiten dokumentiert
- Reinigungs- und Desinfektionspläne passend zu den Räumen, aktuell und vollständig
- Neue Geräte und Leistungen ergänzt – mit Datum
Hier mehr dazu: https://www.draco.de/mediathek/detailansicht/hygieneplan-aufzeichnung/
Fehler 2: Lückenhafte oder veraltete Unterweisungen
Kein Nachweis heißt, es ist nie passiert. In manchen Situationen im Leben wäre so etwas ganz wünschenswert, bei Prüfungen in der Praxis kann das zum Problem werden. Folgendes solltet ihr ebenfalls gut dokumentieren:
- Jährliche Pflichtunterweisungen für alle – bis hin zum Kurierfahrer auf Minijob-Basis und zum Hausmeister (Hygiene, Arbeitsschutz, Brandschutz, Datenschutz)
- Jeweils mit Thema, Datum, Unterschrift dokumentiert
- Neue Mitarbeitende vor Tätigkeitsbeginn unterwiesen
- Nachweise zentral in einer Schulungsmappe
Mini-Tipp: Auf DRACO WUNDE⁺ bekommt ihr automatisch Abschlusszertifikate für Unterweisungen: https://www.draco.de/fortbildungen/jaehrliche-unterweisung
Fehler 3: Abgelaufene Materialien im Lager
Schnell gefunden, schnell vermieden – der „kann jedem mal passieren"-Fehler.
- Monatliche Lagerkontrolle terminiert und dokumentiert
- Abgelaufene Materialien aussortiert
- Prinzip „First in, first out" umgesetzt
- Anbruchdatum auf geöffneten Gebinden vermerkt
- Sterilgut auf Verfall und unversehrte Verpackung geprüft
Fehler 4: Fehlende Prüf- und Geräteprotokolle
Geräte müssen nicht nur funktionieren, sondern das auch nachweisbar tun.
- Habt eine zentral angelegte Geräte-Mappe
- Validierungen und Kalibrierungen vollständig, mit Datum
- Routine- und Chargenkontrollen lückenlos
- Temperaturprotokolle (Impf-/Laborkühlschrank) aktuell
- Hersteller-Aufbereitungsanweisungen je Gerät vorhanden
Fehler 5: Unklare Zuständigkeiten
„Das macht doch normalerweise die Kollegin." Wenn darauf niemand klar antworten kann, ist das ein Mangel.
- Hygienebeauftragte MFA namentlich benannt und bei den Kollegen bekannt (!), mit Qualifikationsnachweis
- Stellvertretungen für Urlaub und Krankheit sind geregelt
- Für jeden Bereich feste Zuständigkeit dokumentiert
- Externes Reinigungspersonal mit Ansprechpartner verankert
Grundsätzlich solltet ihr bei Begehungen nur antworten, wenn ihr gefragt werdet. Ansonsten antwortet die für die Begehung verantwortliche Kollegin. Ihr solltet immer wissen, wer welche Aufgabe innerhalb eurer Praxis innehat. Das sind klassische Begehungsfragen!
Fehler 6: Mängel bei Desinfektion und Kennzeichnung
Flaschen ohne Etikett, unklare Verdünnungen, fehlende Einwirkzeiten – das Lieblingsthema fast jeder Begehung.
- Selbst angesetzte Lösungen kann man grundsätzlich machen, muss dann aber beschriftet sein mit Namen, Konzentration, Ansatzdatum, Haltbarkeit, Verantwortliche
- Einwirkzeiten an den Anwendungsorten sichtbar
- Händedesinfektionsspender an jedem Platz, gefüllt und funktionsfähig
- VAH-Listung geprüft, Sicherheitsdatenblätter aktuell
Fehler 7: Unvollständige Gefährdungsbeurteilung
Muss für jede tätige Person vorliegen – auch für Reinigungskraft und Hausmeister.
- Gefährdungsbeurteilung für alle Tätigkeiten und Personen vorhanden
- Biostoffe, Gefahrstoffe und Ergonomie abgedeckt
- Jährlich überprüft durch Arbeitsschutzbeauftragten
- Team über Ergebnisse eingewiesen, immer mit Datum
Fehler 8: Unordnung in Lager- und Abfallräumen
Optisch das Erste, was auffällt – und damit ein potenziell schlechter erster Eindruck.
- Wöchentlicher Ordnungsrundgang etabliert
- Abfalltrennung korrekt umgesetzt
- Fluchtwege und Gänge frei
- Gefahrstoffe sachgerecht und verschlossen gelagert
Fehler 9: Lücken bei Datenschutz und Dokumentation
Auch der beste Hygienestandard hilft nicht, wenn Patientendaten offen einsehbar sind.
- Bildschirme nicht von Anmeldung/Wartezimmer einsehbar
- Patientenunterlagen nicht offen zugänglich
- Verschwiegenheitserklärungen unterschrieben (inkl. Reinigungspersonal)
- Verfahrensverzeichnis und Datenschutzunterlagen aktuell
Mini-Tipp: Zum Thema IT-Sicherheit könnt ihr hier in meinen Beitrag schauen: https://www.draco.de/blog/it-sicherheit-fuer-mfa-so-blockt-ihr-hacker-ab/
Die letzte Meile: kurz vor der Begehung
Wenn der Termin steht, geht ihr die Klassiker am besten noch einmal komplett durch:
- Alle Mappen griffbereit (Hygiene, Geräte, Schulungen, Gefährdungsbeurteilung)
- Letzte Hygieneplan-Prüfung nicht älter als 12 Monate
- Ansprechperson für die Begehung im Team festgelegt
- Frühere Protokolle mit abgehakten Maßnahmen liegen bei
- Probelauf durch die Praxis gemacht (Fehler 1–9 stichprobenartig geprüft)
Mini-Tipp: Ein „Mini-Audit" pro Quartal (rund 60 Minuten) macht die echte Begehung zur Routine statt zum Stresstest.
Download: Eure Checkliste „Häufige Fehler bei der Begehung"
Damit ihr nicht alles abtippen müsst, findet ihr hier eine Download-Vorlage als PDF zum Ausdrucken und Abhaken bereit – mit allen neun Fehlerquellen plus der „letzten Meile".
Die häufigsten Beanstandungen bei Praxisbegehungen sind selten kompliziert – sie entstehen, weil im Alltagstrubel kleine Dinge liegenbleiben. Wenn ihr die neun Klassiker mit festen Routinen abarbeitet und ein- bis zweimal im Jahr ehrlich gegenprüft, wird die nächste Begehung ein ganz normaler Praxistag.
An welchem dieser Klassiker seid ihr schon einmal hängengeblieben? Und welche Routine hat euch geholfen, ihn loszuwerden? Schreibt mir gerne in die Kommentare!
Viele Grüße
Eure Steffi
Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten in einer dermatologischen Praxis, anschließend 5 Jahre im Praxisalltag als MFA tätig. Seit 2014 bei Dr. Ausbüttel (DRACO®). Wundexpertin (ICW) und bloggende MFA mit Leidenschaft.
